Privacidade de Dados e Conformidade com o GDPR - Atualizado

O ISMS Copilot está totalmente em conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) e segue princípios rigorosos de privacidade de dados. Este artigo explica seus direitos de privacidade, como lidamos com seus dados e quais controles você tem sobre suas informações.

Visão Geral

Para Quem É Este Artigo

Este artigo é para:

Usuários baseados na UE preocupados com a conformidade com o GDPR
Encarregados de Proteção de Dados avaliando o ISMS Copilot
Consultores de conformidade que lidam com dados de clientes sob o GDPR
Qualquer pessoa que queira entender seus direitos de privacidade

Minimização de Dados (Artigo 5(1)(c))

O ISMS Copilot coleta apenas os dados mínimos necessários para fornecer o serviço:

Endereço de e-mail para identificação da conta, autenticação e comunicações essenciais
Credenciais de autenticação (senhas hash ou tokens OAuth)
Histórico de conversas para fornecer respostas de IA com contexto
Documentos carregados para análise e avaliação de lacunas de conformidade
Metadados de uso para faturamento e melhoria do serviço
Dados de engajamento por e-mail (aberturas, cliques) para e-mails de integração e atualizações do produto (os usuários podem optar por não receber)

O ISMS Copilot não coleta informações pessoais desnecessárias, como números de telefone, endereços ou dados demográficos. Apenas dados essenciais para a prestação do serviço são armazenados.

Limitação de Finalidade (Artigo 5(1)(b))

Seus dados são usados exclusivamente para:

Fornecer assistência de conformidade com IA
Gerenciar sua conta e assinatura
Melhorar o desempenho e a confiabilidade do serviço
Cumprir obrigações legais

O ISMS Copilot nunca usa seus dados para marketing, publicidade ou venda a terceiros. Suas conversas e documentos carregados nunca são usados para treinar modelos de IA.

Limitação de Armazenamento (Artigo 5(1)(e))

Você tem controle total sobre por quanto tempo seus dados são retidos:

Defina períodos de retenção de 1 dia a 7 anos, ou mantenha para sempre
A exclusão automática de dados expirados é executada diariamente
Solicite a exclusão imediata da conta e dos dados a qualquer momento

Proteção de Dados por Design (Artigo 25)

Segurança e privacidade estão integradas em todos os recursos do ISMS Copilot:

Criptografia de ponta a ponta para todos os dados
Segurança em nível de linha impede acesso não autorizado
Isolamento de workspace mantém os dados dos clientes separados
Autenticação segura com suporte a OAuth

Direito de Acesso (Artigo 15)

Você tem o direito de acessar todos os seus dados pessoais armazenados no ISMS Copilot.

O que você pode acessar:

Suas informações de conta (e-mail, configurações)
Todo o histórico de conversas em workspaces
Documentos e arquivos carregados
Metadados de uso e carimbos de data/hora

Como acessar seus dados:

Faça login na sua conta do ISMS Copilot
Navegue até seus workspaces para visualizar conversas
Veja os arquivos carregados em cada thread de conversa
Para uma exportação completa de dados, entre em contato com o suporte através do Help Center

Direito de Retificação (Artigo 16)

Você pode atualizar ou corrigir suas informações pessoais a qualquer momento.

Como atualizar suas informações:

Clique no ícone do menu do usuário (canto superior direito)
Selecione Settings
Seu endereço de e-mail é exibido (para alterá-lo, entre em contato com o suporte)
Atualize suas preferências de retenção de dados
Clique em Save Settings

Resultado esperado: A caixa de diálogo de configurações fecha e suas alterações são salvas imediatamente.

Direito ao Apagamento / "Direito de Ser Esquecido" (Artigo 17)

Você pode solicitar a exclusão completa da sua conta e de todos os dados associados.

Como excluir seus dados:

Clique no ícone do menu do usuário
Selecione Help Center → Contact Support
Envie uma solicitação de exclusão de dados
O suporte verificará sua identidade e confirmará a solicitação
Todos os dados são permanentemente excluídos em até 30 dias

A exclusão da conta é permanente e não pode ser desfeita. Todos os workspaces, conversas, arquivos carregados e configurações da conta serão permanentemente apagados. Certifique-se de exportar quaisquer dados de que precise antes de solicitar a exclusão.

O que é excluído:

Sua conta e endereço de e-mail
Todos os workspaces e histórico de conversas
Todos os documentos e arquivos carregados
Instruções personalizadas do workspace
Metadados e logs de uso

O que pode ser retido:

Registros de faturamento anonimizados (necessários para conformidade fiscal e contábil)
Dados analíticos anonimizados (sem informações pessoais identificáveis)

Direito à Portabilidade de Dados (Artigo 20)

Você tem o direito de receber seus dados em um formato estruturado e legível por máquina.

Como exportar seus dados:

Entre em contato com o suporte através do Help Center
Solicite uma exportação de dados
O suporte fornecerá seus dados no formato JSON contendo:

Informações da conta
Histórico de conversas
Configurações do workspace
Metadados de arquivos carregados

Baixe o arquivo de exportação para uso em outros sistemas

As exportações de dados são normalmente fornecidas em até 72 horas. Para contas grandes com histórico de conversas extenso, as exportações podem levar até 5 dias úteis.

Direito de Restringir o Processamento (Artigo 18)

Você pode solicitar a suspensão temporária do processamento de dados enquanto disputas são resolvidas.

Quando você pode restringir o processamento:

Você contesta a precisão dos dados pessoais
O processamento é ilícito, mas você não deseja que os dados sejam excluídos
Você precisa dos dados para reivindicações legais
Você se opôs ao processamento pendente de verificação

Como solicitar a restrição:

Entre em contato com o suporte através do Help Center
Explique o motivo da restrição
O suporte revisará e implementará as restrições apropriadas

Direito de Oposição (Artigo 21)

Você pode se opor a certos tipos de processamento de dados.

Ao que você pode se opor:

Processamento para marketing direto (o ISMS Copilot não realiza processamento de marketing)
Processamento baseado em interesses legítimos
Tomada de decisão automatizada (não utilizada atualmente pelo ISMS Copilot)

Como se opor:

Entre em contato com o suporte através do Help Center
Especifique a que processamento você se opõe
O suporte revisará e responderá em até 30 dias

Detalhes do Processamento de Dados

Para informações autoritativas sobre roteamento de provedores de IA, listas de subprocessadores, períodos de retenção e mecanismos de transferência de dados, consulte os documentos legais canônicos em nosso Trust Center:

Data Processing Agreement — subprocessadores, retenção, mecanismos de transferência
Register of Processing Activities — registros completos de processamento

O Trust Center é atualizado sempre que os acordos com provedores de IA ou as práticas de tratamento de dados mudam. Os artigos do Help Center resumem esses tópicos para conveniência, mas os documentos do Trust Center são a fonte autoritativa.

Recursos de Privacidade por Design

Modo de Redução de PII

O ISMS Copilot oferece redação automática de PII (Informações Pessoalmente Identificáveis) para proteger dados pessoais sensíveis antes que cheguem ao processamento de IA. Quando ativado, o sistema detecta e redige padrões comuns de PII em suas mensagens e documentos carregados.

O que é Redigido:

Nomes pessoais (ex.: "João Silva" → "[REDACTED_NAME]")
Nomes de empresas e organizações
Endereços de e-mail (ex.: "usuario@exemplo.com" → "[REDACTED_EMAIL]")
Números de telefone em vários formatos

Como Ativar a Redução de PII:

Navegue até Settings → Privacy ou Data Protection
Ative a opção "Enable PII Reduction"
Revise o pop-up de confirmação explicando as limitações baseadas em padrões
Procure pelo ícone de escudo verde na entrada do chat para confirmar a ativação

Quando a redução de PII está ativa, você verá um ícone de escudo verde na entrada do chat como confirmação visual de que a redação está funcionando.

Limitações Importantes:

Detecção baseada em padrões: A redução de PII usa padrões regex e pode não capturar todas as informações sensíveis
Não é 100% precisa: Algumas PII podem passar; algum texto legítimo pode ser redigido
Não substitui a minimização de dados: Sempre revise os dados antes de carregar e evite incluir PII desnecessária
Aplica-se antes do processamento de IA: A redação ocorre antes que os dados cheguem aos provedores de IA

A redução de PII é uma melhoria de privacidade, não uma garantia de anonimização completa. Sempre verifique as saídas em relação aos padrões oficiais e evite carregar dados pessoais desnecessários. Este recurso funciona melhor como uma camada adicional de proteção junto às práticas de minimização de dados.

Casos de Uso:

Processamento de relatórios de auditoria de clientes contendo nomes de funcionários
Análise de políticas de conformidade com informações de contato
Trabalho com políticas de RH ou relatórios de incidentes
Adição de proteção extra de privacidade ao usar o Modo de Proteção Avançada de Dados

Combinando com a Proteção Avançada de Dados:

Para máxima privacidade, ative ambos os recursos:

Redução de PII: Redige dados pessoais antes do processamento de IA
Modo de Proteção Avançada de Dados: Garante processamento apenas na UE com retenção zero pelo provedor de IA

Juntos, esses recursos fornecem fortes salvaguardas de privacidade para trabalhos de conformidade sensíveis.

Isolamento de Workspace

Os workspaces fornecem separação de dados para cenários com múltiplos clientes:

Cada workspace mantém seu próprio histórico de conversas
Arquivos carregados estão vinculados a workspaces específicos
Instruções personalizadas são específicas do workspace
Excluir um workspace remove todos os dados associados

Consultores de conformidade devem criar workspaces separados para cada cliente. Isso garante que os dados do cliente permaneçam isolados e simplifica a conformidade com obrigações de confidencialidade.

Sem Compartilhamento de Dados entre Usuários

O ISMS Copilot implementa limites estritos de dados:

Os usuários não podem acessar dados de outros usuários
As respostas de IA são geradas independentemente para cada usuário
As consultas ao banco de dados filtram automaticamente pelo ID do usuário autenticado
Mesmo os administradores do sistema seguem o princípio do privilégio mínimo

Sem Treinamento de IA com Dados do Usuário

Seus dados sensíveis de conformidade nunca são usados para treinamento de IA:

As conversas não são armazenadas pela OpenAI ou outros provedores de IA
Os documentos carregados permanecem confidenciais e privados
As informações do cliente nunca contribuem para a melhoria do modelo
Cada conversa é processada isoladamente

Esta é uma diferença crítica em relação a ferramentas gerais de IA como o ChatGPT na versão gratuita, que podem usar conversas para treinamento. O ISMS Copilot garante que seus dados de conformidade permaneçam completamente confidenciais.

Solicitações de Titulares de Dados

Clique no ícone do menu do usuário (canto superior direito)
Selecione Help Center → Contact Support
Descreva sua solicitação claramente:

"Solicito acesso a todos os meus dados pessoais sob o Artigo 15 do GDPR"
"Solicito a exclusão da minha conta sob o Artigo 17 do GDPR"
"Solicito uma exportação de dados sob o Artigo 20 do GDPR"

O suporte verificará sua identidade e processará a solicitação

Prazos de Resposta

O ISMS Copilot responde às solicitações do GDPR de acordo com os prazos regulamentares:

Confirmação: Em até 24-48 horas
Solicitações de acesso: Em até 30 dias (normalmente em até 72 horas)
Solicitações de exclusão: Em até 30 dias
Portabilidade de dados: Em até 30 dias (normalmente em até 72 horas)
Solicitações de retificação: Imediatamente para campos atualizáveis pelo usuário; em até 30 dias para outros

Se o ISMS Copilot precisar estender o prazo de resposta (por exemplo, para solicitações complexas), você será notificado em até 30 dias com uma explicação e a data estimada de conclusão.

Verificação de Identidade

Para proteger seus dados contra acesso não autorizado, o ISMS Copilot pode verificar sua identidade:

Você deve enviar solicitações a partir do seu endereço de e-mail registrado
Para solicitações sensíveis, pode ser necessária verificação adicional
O suporte pode fazer perguntas de segurança sobre sua conta

Privacidade de Crianças

O ISMS Copilot não é destinado a crianças menores de 16 anos:

O serviço é projetado para profissionais de conformidade e empresas
Não são fornecidos mecanismos de consentimento dos pais
Se for descoberto uso por menores, a conta será encerrada e os dados excluídos

Atualizações da Política de Privacidade

Como Você Será Notificado

Quando as práticas de privacidade mudarem, o ISMS Copilot irá:

Enviar notificação por e-mail para seu endereço de e-mail registrado
Exibir notificação no aplicativo no próximo login
Atualizar a Política de Privacidade com uma data de "Última Atualização"
Fornecer pelo menos 30 dias de aviso para mudanças materiais

Suas Opções

Se você não concordar com as mudanças na política de privacidade:

Solicite a exclusão da conta antes que as mudanças entrem em vigor
Exporte seus dados antes da data efetiva
Entre em contato com o suporte para discutir suas preocupações

Autoridade Supervisora

Como um serviço baseado na UE, o ISMS Copilot está sujeito à supervisão de proteção de dados.

Direito de Registrar uma Reclamação

Se você acredita que o ISMS Copilot violou seus direitos de privacidade, pode:

Entrar em contato com o suporte do ISMS Copilot para resolver o problema diretamente
Registrar uma reclamação com a autoridade local de proteção de dados
Registrar uma reclamação com a autoridade francesa de proteção de dados (CNIL), onde o ISMS Copilot está estabelecido

Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL)

Website: https://www.cnil.fr/en
Endereço: 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, França
Telefone: +33 1 53 73 22 22

Melhores Práticas para Conformidade

Para Consultores que Lidam com Dados de Clientes

Crie workspaces separados para cada cliente
Defina períodos de retenção apropriados que correspondam aos contratos com os clientes
Anonimize dados pessoais sensíveis antes de carregar
Informe os clientes de que você usa o ISMS Copilot para trabalhos de conformidade
Inclua o ISMS Copilot em seus acordos de processamento de dados
Ative o Modo de Proteção Avançada de Dados se os clientes exigirem processamento apenas na UE

Para Organizações

Documente o ISMS Copilot em seu registro de processamento de dados (consulte nosso Registro de Atividades de Processamento para referência)
Inclua em Avaliações de Impacto na Proteção de Dados (DPIA) se estiver processando dados sensíveis
Treine a equipe sobre o manuseio adequado de dados no ISMS Copilot
Configure períodos de retenção para corresponder à sua política de retenção de dados

Precisa de ajuda com documentação de conformidade com o GDPR? O ISMS Copilot pode ajudar a criar acordos de processamento de dados, políticas de privacidade e modelos de DPIA específicos para sua organização.

Transparência e Confiança

Documentação de Segurança

Para informações detalhadas sobre as práticas de segurança e privacidade do ISMS Copilot, visite nossa Security Collection:

Descrições detalhadas de processamento de dados
Documentação de medidas de segurança
Lista completa de subprocessadores com localizações e status de DPA
Certificações de conformidade
Políticas de governança de IA

Você também pode revisar nosso abrangente Registro de Atividades de Processamento (RopA) para medidas técnicas e organizacionais detalhadas.

Status do Sistema

Monitore a disponibilidade do serviço e incidentes de segurança na Página de Status:

Monitoramento de tempo de atividade em tempo real via BetterStack
Notificações de incidentes e atualizações de status
Cronogramas de manutenção planejada
Dados históricos de tempo de atividade
Classificação e escalonamento transparentes de incidentes

Limitações

Recursos Atuais de Privacidade

Exportação automatizada de dados não está disponível (deve ser solicitada através do suporte)
Alterações de endereço de e-mail requerem assistência do suporte
Não há exclusão de conta por autoatendimento (deve entrar em contato com o suporte)
Banner de consentimento de cookies não implementado (nenhum cookie de rastreamento é usado)

Próximos Passos

Saiba mais sobre medidas de segurança e criptografia
Configure workspaces para isolar dados de clientes
Revise nossa Avaliação de Impacto de Transferência
Crie uma conta segura com autenticação forte
Revise nossa Security Collection para documentação detalhada de privacidade

Obtendo Ajuda

Para dúvidas relacionadas à privacidade ou solicitações do GDPR:

Entre em contato com o suporte através do menu do Help Center
Envie um e-mail a partir do endereço de e-mail da sua conta registrada
Inclua "GDPR Request" no assunto para processamento mais rápido
Visite nossa Security Collection para documentação detalhada

Privacidade de Dados e Conformidade com o GDPR - Atualizado

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