Verwaltete generierte Dateien in der Arbeitsbereichsansicht

Die Karte „Generierte Dateien“ in Ihrer Arbeitsbereichsansicht bietet einen zentralen Ort, um alle in Gesprächen innerhalb dieses Arbeitsbereichs erstellten Dokumente einzusehen, zu überprüfen und herunterzuladen – unverzichtbar für die Vorbereitung von Audits und das Dokumentenmanagement.

Karte „Generierte Dateien“ finden

Navigieren Sie zu Ihrem Arbeitsbereich über die Seitenleiste oder die Arbeitsbereiche-Liste. Scrollen Sie nach unten, vorbei an den Projektanweisungen und den Abschnitten mit den letzten Gesprächen, um die Karte „Generierte Dateien“ zu finden, die oberhalb des Chat-Eingabebereichs angezeigt wird.

Die Karte zeigt bis zu 20 Ihrer zuletzt generierten Dokumente an, sortiert nach den neuesten zuerst. Jeder Dateieintrag enthält:

• Dokumentname — Der ursprüngliche Name der Datei, wie generiert
• Dateigröße — Größe in KB oder MB
• Ursprüngliches Gespräch — Ein blauer, anklickbarer Link zum Chat, in dem das Dokument erstellt wurde
• Erstellungszeitstempel — Wann die Datei generiert wurde

Dokumente in der Seitenleiste vorab anzeigen

Klicken Sie auf das Augensymbol neben einer Datei, um ein geteiltes Vorschaufenster auf der rechten Seite Ihres Arbeitsbereichs zu öffnen. Das Fenster zeigt den vollständigen Dokumentinhalt für unterstützte Formate an, einschließlich DOCX, HTML, Markdown und reinen Textdateien.

Die Kopfzeile des Vorschaufensters bietet schnelle Aktionen:

• Kopieren — Kopiert den Dokumentinhalt in Markdown-Format in Ihre Zwischenablage
• Herunterladen — Lädt die Datei direkt auf Ihr Gerät herunter
• Schließen (X) — Schließt das Vorschaufenster

Passen Sie die Breite des Fensters an, indem Sie den vertikalen Trennbalken zwischen dem Arbeitsbereich und dem Vorschaufenster ziehen. So können Sie das Dokument neben Ihrem Gesprächsverlauf für den Kontext anzeigen.

Dateien für Audits herunterladen

Laden Sie einzelne Dateien herunter, indem Sie auf das Download-Symbol in der Dateiliste klicken oder die Schaltfläche „Herunterladen“ in der Kopfzeile des Vorschaufensters verwenden. Ihr Browser speichert die Datei sofort in Ihrem Standard-Download-Ordner.

Für Audit-Pakete oder Compliance-Überprüfungen laden Sie jedes benötigte Dokument einzeln herunter. Die Dateien behalten ihre ursprünglichen Namen und Formate bei, sodass sie direkt in Audit-Nachweise oder Compliance-Dokumentationen aufgenommen werden können.

Spezifische Dokumente finden

Obwohl die Karte „Generierte Dateien“ derzeit keine Suche oder Filterung bietet, können Sie:

• Den Erstellungszeitstempel überprüfen, um Dokumente aus bestimmten Zeiträumen zu finden
• Auf den Gesprächslink klicken, um zum ursprünglichen Chat-Kontext zurückzukehren, in dem die Datei generiert wurde
• Durch die 20 neuesten Dateien scrollen, um das Gesuchte zu finden

Wenn ein Dokument, nach dem Sie suchen, nicht in der Karte angezeigt wird, wurde es möglicherweise vor mehr als 20 Dateien oder in einem anderen Arbeitsbereich generiert. Navigieren Sie zum ursprünglichen Gespräch, um auf das Dokument über die Dokumentenkarte pro Nachricht zuzugreifen.

Wenn die Karte leer ist

Wenn Sie „Noch keine Dateien generiert“ sehen, starten Sie ein Gespräch im Arbeitsbereich und bitten Sie ISMS Copilot, ein Compliance-Dokument zu generieren – wie z. B. eine Richtlinie, eine Verfahrensanweisung oder einen Gap-Analyse-Bericht. Sobald es erstellt wurde, erscheint es sofort in der Karte „Generierte Dateien“.

Denken Sie daran, dass nur Dokumente angezeigt werden, die in Gesprächen innerhalb dieses spezifischen Arbeitsbereichs generiert wurden. Dateien, die in anderen Arbeitsbereichen, eigenständigen Chats erstellt oder hochgeladen wurden, erscheinen hier nicht.

Angeheftete Dateien vs. generierte Dateien

Die Karte „Generierte Dateien“ zeigt Dokumente, die von ISMS Copilot in Ihren Gesprächen erstellt wurden. Für Referenzdokumente, die Sie hochladen, um sie in allen Gesprächen des Arbeitsbereichs verfügbar zu halten, siehe Referenzdateien an einen Arbeitsbereich anheften.