Referentiebestanden vastmaken aan een werkruimte

Workspace-beheerders en -leden kunnen referentiebestanden vastmaken aan een werkruimte, zodat ISMS Copilot deze als context gebruikt in elk gesprek daar. Dit is handig voor beleidsdocumenten, standaarddocumenten, risicoregisters of ander referentiemateriaal dat je consistent beschikbaar wilt hebben in alle chats binnen een project.

Zoek het gedeelte Werkruimtebestanden

Open een werkruimte vanuit je lijst met werkruimten. Scroll naar beneden voorbij de projectinstructies en recente gesprekken – de kaart Workspace Files verschijnt bij de chatcomposer.

De kaart toont je vastgemaakte bestanden met hun huidige status en een telling van hoeveel bestanden je hebt gebruikt van de limiet van 5 bestanden.

Een vastgemaakt bestand uploaden

Klik op Upload file en selecteer een PDF-, DOCX- of XLSX-bestand vanaf je apparaat. Het bestand wordt direct verwerkt.

Elke werkruimte kan maximaal 5 vastgemaakte bestanden hebben. Wanneer je de limiet bereikt, wordt de uploadknop uitgeschakeld en zie je een melding dat het maximum is bereikt.

Bestandsverwerkingsstatussen

Elk vastgemaakt bestand toont een van de drie statuslabels:

• Processing — Het bestand wordt geanalyseerd. Je ziet een spinner-icoon terwijl dit wordt voltooid.
• Ready — De verwerking is succesvol afgerond. Het bestand is nu beschikbaar als context in alle gesprekken binnen de werkruimte.
• Failed — Er is iets misgegaan tijdens de verwerking. Probeer het bestand opnieuw te uploaden of controleer of het een geldig PDF-, DOCX- of XLSX-bestand is van minder dan 10 MB.

Een bestandsamenvatting bekijken

Zodra een bestand de status Ready toont, klik je op View content om een compacte samenvatting van de bestandsinhoud te zien. Deze samenvatting is wat ISMS Copilot in elk gesprek binnen de werkruimte injecteert – waardoor de assistent je vastgemaakte documenten nauwkeurig kan raadplegen.

Als de samenvatting nog niet is gegenereerd, zie je een fallback-bericht dat aangeeft dat deze nog niet beschikbaar is.

Hoe vastgemaakte bestanden werken in gesprekken

Wanneer je een gesprek start in een werkruimte met vastgemaakte bestanden, voegt ISMS Copilot automatisch samenvattingen van die bestanden toe als referentiecontext. Je hoeft de bestanden niet te noemen of opnieuw te uploaden – de assistent is er al van op de hoogte.

De assistent gebruikt compacte samenvattingen in plaats van volledige bestandsinhoud, waardoor deze efficiënt belangrijke informatie kan raadplegen tijdens lange gesprekken.

Vastgemaakte bestanden zijn werkruimtespecifiek: ze verschijnen alleen in gesprekken binnen die werkruimte, niet in je hele account.

Een vastgemaakt bestand verwijderen

Klik op Delete in een bestandsrij om het uit de werkruimte te verwijderen. Er verschijnt een bevestigingsvenster met de bestandsnaam en een herinnering dat het verwijderen van het bestand ervoor zorgt dat het niet meer wordt geraadpleegd in toekomstige gesprekken.

Klik op Remove om te bevestigen. Het bestand wordt direct uit de werkruimte verwijderd.

Vastgemaakte bestanden vs. gegenereerde bestanden

Het gedeelte Werkruimtebestanden is bedoeld voor referentiedocumenten die jij uploadt – beleidsdocumenten, standaarden, risicoregisters of ander materiaal dat je de assistent wilt laten kennen.

De Generated Files card in dezelfde werkruimteweergave toont documenten gemaakt door ISMS Copilot tijdens gesprekken – beleidsdocumenten, procedures, gap-analyses en andere uitvoer die je de assistent hebt gevraagd te genereren.

Volgende stappen

Nadat je referentiebestanden hebt vastgemaakt, start je een gesprek in de werkruimte en stel je vragen die betrekking hebben op die documenten. De assistent gebruikt de samenvattingen van de vastgemaakte bestanden automatisch als context – je hoeft ze niet opnieuw te uploaden of in elke chat te vermelden.