Werken organiseren met werkruimten

Werken organiseren met werkruimten

Maak werkruimten aan om gesprekken te organiseren rond specifieke projecten, klanten of compliance-initiatieven. Elke werkruimte behoudt zijn eigen gespreksgeschiedenis en kan aangepaste instructies hebben.

Wat zijn werkruimten?

Werkruimten zijn projectcontainers die je helpen om:

• Gesprekken te scheiden per project of klant
• Context te behouden voor projecten met meerdere gesprekken
• Aangepaste instructies toe te voegen specifiek voor elk project
• Compliancewerk bij te houden per raamwerk of bedrijf

Wanneer een werkruimte aanmaken

Maak een nieuwe werkruimte aan voor:

• Elke klant of elk bedrijf waarmee je werkt
• Verschillende compliance-raamwerken (ISO 27001, SOC 2, enz.)
• Verschillende afdelingen of bedrijfsonderdelen
• Verschillende fasen van implementatie (planning, implementatie, audit)

Voorbeelden van werkruimtenamen

• "Acme Corp - ISO 27001 Implementatie"
• "SOC 2 Type II Audit Voorbereiding"
• "GDPR Compliance - HR Afdeling"
• "Klant: TechCorp - Risicobeoordeling"

Een werkruimte aanmaken

Methode 1: Vanaf de startpagina

1. Klik op het werkruimte dropdownmenu op de startpagina
2. Klik op "Nieuwe werkruimte maken" of de + knop
3. Voer de naam van de werkruimte in (bijv. "ISO 27001 Implementatie")
4. Klik op "Werkruimte maken"

Methode 2: Vanaf de werkruimtenpagina

1. Klik op "Alle werkruimten bekijken" in de zijbalk of navigeer naar de werkruimtenpagina
2. Klik op de "Toevoegen" knop of het "+" icoon
3. Voer de naam van de werkruimte in
4. Klik op "Werkruimte maken"

Methode 3: Vanaf de zijbalk

1. Zoek het werkruimtengedeelte in de linkerzijbalk
2. Klik op "Werkruimte toevoegen" of de + knop
3. Voer de naam van de werkruimte in
4. Klik op "Werkruimte maken"

Na het aanmaken zie je: "Werkruimte aangemaakt"

Een werkruimte gebruiken

1. Navigeer naar de werkruimte door erop te klikken in de zijbalk of de werkruimtenlijst
2. De naam van de werkruimte verschijnt bovenaan het chatgebied
3. Alle gesprekken die je start in deze werkruimte worden hierin opgeslagen
4. De AI onthoudt de context van je werkruimte voor gepersonaliseerde antwoorden

Werkruimte vs. persona's

ISMS Copilot biedt twee manieren om je gesprekken aan te passen. Je kunt beide gebruiken, maar niet tegelijkertijd:

Persona's (geen werkruimte)

• Standaard - Standaard compliance-assistentie
• Implementeerder - Focus op implementatie
• Auditor - Focus op audit en verificatie
• Consultant - Focus op strategische begeleiding

Gebruik wanneer: Je wilt veranderen hoe de AI reageert op je vragen

Werkruimten

• Aangepaste projectspecifieke context
• Gesprekken organiseren per klant of raamwerk
• Gescheiden gespreksgeschiedenissen

Gebruik wanneer: Je meerdere klanten of projecten wilt organiseren

Een werkruimte bewerken

1. Ga naar de werkruimtenpagina ("Alle werkruimten bekijken")
2. Zoek je werkruimte in het raster
3. Klik op de "Bewerken" knop op de werkruimtekaart
4. Werk de naam van de werkruimte bij
5. Klik op "Wijzigingen opslaan"

Je ziet: "Werkruimte bijgewerkt"

Een werkruimte verwijderen

1. Ga naar de werkruimtenpagina ("Alle werkruimten bekijken")
2. Zoek je werkruimte in het raster
3. Klik op de "Verwijderen" knop
4. Er verschijnt een bevestigingsvenster: "Weet je het zeker?"
5. Klik op "Verwijderen" om te bevestigen

Werkruimteopslag in zijbalk

De zijbalk toont je 3 meest recente werkruimten. Om alle werkruimten te zien:

1. Klik op "Alle werkruimten bekijken" onderaan het werkruimtegedeelte
2. Hiermee ga je naar de volledige werkruimtenbeheerpagina

Schakelen tussen werkruimten

1. Klik op een werkruimtenaam in de zijbalk
2. Of klik op een werkruimte uit de werkruimtenlijst
3. De naam van de werkruimte verschijnt bovenaan om te bevestigen dat je in die werkruimte bent
4. Je gespreksgeschiedenis voor die werkruimte wordt geladen

Best practices

Naamgevingsconventies

• Voeg het raamwerk toe: "Klant ABC - ISO 27001"
• Voeg de datum of fase toe: "K4 2024 - SOC 2 Audit Voorbereiding"
• Wees beschrijvend: "Acme Corp - Risicobeoordeling 2024"

Organisatie

• Maak één werkruimte per groot project of klant
• Gebruik werkruimten voor langdurige compliance-initiatieven
• Overweeg om aparte werkruimten aan te maken voor verschillende compliance-raamwerken

Gespreksbeheer

• Houd gerelateerde vragen in hetzelfde gesprek (thread)
• Start nieuwe gesprekken voor nieuwe onderwerpen binnen de werkruimte
• Hernoem gesprekken om hun onderwerp weer te geven voor eenvoudig terugvinden

Gespreksgeschiedenis beheren in werkruimten

Elke werkruimte onderhoudt zijn eigen gespreksgeschiedenis:

1. Klik op een werkruimte om deze te bekijken
2. Eerdere gesprekken verschijnen in het geschiedenisgedeelte (linkerzijbalk)
3. Klik op een gesprek om het voort te zetten
4. Beweeg met de muis over een gesprek en klik op "..." om het te hernoemen of te verwijderen

Beperkingen

• Gesprekken zijn specifiek voor elke werkruimte (kunnen niet tussen werkruimten worden verplaatst)
• Werkruimtekeuze schakelt persona-keuze uit
• Maximale lengte van de werkruimtenaam (meestal 255 tekens)

Problemen oplossen

Kan geen werkruimte aanmaken

Foutmelding: "Fout bij het aanmaken van werkruimte"

Probeer:

• Vernieuw de pagina
• Zorg ervoor dat je bent aangemeld
• Gebruik een kortere werkruimtenaam

Kan niet alle werkruimten zien

De zijbalk toont slechts 3 recente werkruimten. Klik op "Alle werkruimten bekijken" om al je werkruimten te zien.

Werkruimte verdwenen

Werkruimten worden automatisch verwijderd na een periode van inactiviteit (premiumgebruikers beheren retentie). Om een werkruimte te behouden:

• Start regelmatig een gesprek in de werkruimte
• Pas je gegevensretentie-instellingen aan in Accountinstellingen

Volgende stappen

• Start een gesprek in je werkruimte
• Lees meer over het beheren van gesprekken
• Begrijp de werkruimtelimieten per abonnement