Organización del trabajo con espacios de trabajo

Organización del trabajo con espacios de trabajo

Crea espacios de trabajo para organizar conversaciones en torno a proyectos, clientes o iniciativas de cumplimiento específicos. Cada espacio de trabajo mantiene su propio historial de conversaciones y puede tener instrucciones personalizadas.

¿Qué son los espacios de trabajo?

Los espacios de trabajo son contenedores de proyectos que te ayudan a:

• Separar conversaciones por proyecto o cliente
• Mantener el contexto para proyectos con múltiples conversaciones
• Añadir instrucciones personalizadas específicas para cada proyecto
• Hacer seguimiento del trabajo de cumplimiento por marco normativo o empresa

Cuándo crear un espacio de trabajo

Crea un nuevo espacio de trabajo para:

• Cada cliente o empresa con la que trabajes
• Diferentes marcos de cumplimiento (ISO 27001, SOC 2, etc.)
• Diferentes departamentos o unidades de negocio
• Diferentes fases de implementación (planificación, implementación, auditoría)

Ejemplos de nombres para espacios de trabajo

• "Acme Corp - Implementación ISO 27001"
• "Preparación para auditoría SOC 2 Tipo II"
• "Cumplimiento GDPR - Departamento de RRHH"
• "Cliente: TechCorp - Evaluación de riesgos"

Creación de un espacio de trabajo

Método 1: Desde la página de inicio

1. Haz clic en el desplegable de espacios de trabajo en la página de inicio
2. Haz clic en "Crear nuevo espacio de trabajo" o en el botón +
3. Introduce el nombre del espacio de trabajo (ej. "Implementación ISO 27001")
4. Haz clic en "Crear espacio de trabajo"

Método 2: Desde la página de espacios de trabajo

1. Haz clic en "Ver todos los espacios de trabajo" en la barra lateral o navega a la página de espacios de trabajo
2. Haz clic en el botón "Añadir" o en el icono +
3. Introduce el nombre del espacio de trabajo
4. Haz clic en "Crear espacio de trabajo"

Método 3: Desde la barra lateral

1. Localiza la sección de espacios de trabajo en la barra lateral izquierda
2. Haz clic en "Añadir espacio de trabajo" o en el botón +
3. Introduce el nombre del espacio de trabajo
4. Haz clic en "Crear espacio de trabajo"

Tras la creación, verás: "Espacio de trabajo creado"

Uso de un espacio de trabajo

1. Navega al espacio de trabajo haciendo clic en él en la barra lateral o en la lista de espacios de trabajo
2. El nombre del espacio de trabajo aparece en la parte superior del área de chat
3. Todas las conversaciones que inicies en este espacio de trabajo se guardan dentro de él
4. La IA recuerda el contexto de tu espacio de trabajo para respuestas personalizadas

Espacio de trabajo vs. Personas

ISMS Copilot ofrece dos formas de personalizar tus conversaciones. Puedes usar una u otra, pero no ambas al mismo tiempo:

Personas (sin espacio de trabajo)

• Predeterminada - Asistencia estándar de cumplimiento
• Implementador - Enfoque en implementación
• Auditor - Enfoque en auditoría y verificación
• Consultor - Enfoque en orientación estratégica

Usar cuando: Quieras cambiar la forma en que la IA responde a tus preguntas

Espacios de trabajo

• Contexto personalizado específico del proyecto
• Organizar conversaciones por cliente o marco normativo
• Historiales de conversaciones separados

Usar cuando: Quieras organizar múltiples clientes o proyectos

Edición de un espacio de trabajo

1. Ve a la página de espacios de trabajo ("Ver todos los espacios de trabajo")
2. Encuentra tu espacio de trabajo en la cuadrícula
3. Haz clic en el botón "Editar" en la tarjeta del espacio de trabajo
4. Actualiza el nombre del espacio de trabajo
5. Haz clic en "Guardar cambios"

Verás: "Espacio de trabajo actualizado"

Eliminación de un espacio de trabajo

1. Ve a la página de espacios de trabajo ("Ver todos los espacios de trabajo")
2. Encuentra tu espacio de trabajo en la cuadrícula
3. Haz clic en el botón "Eliminar"
4. Aparece un cuadro de diálogo de confirmación: "¿Estás seguro?"
5. Haz clic en "Eliminar" para confirmar

Almacenamiento de espacios de trabajo en la barra lateral

La barra lateral muestra tus 3 espacios de trabajo más recientes. Para ver todos los espacios de trabajo:

1. Haz clic en "Ver todos los espacios de trabajo" en la parte inferior de la sección de espacios de trabajo
2. Esto te lleva a la página completa de gestión de espacios de trabajo

Cambio entre espacios de trabajo

1. Haz clic en el nombre de un espacio de trabajo en la barra lateral
2. O haz clic en un espacio de trabajo desde la lista de espacios de trabajo
3. El nombre del espacio de trabajo aparece en la parte superior confirmando que estás en ese espacio
4. Se carga el historial de conversaciones de ese espacio de trabajo

Mejores prácticas

Convenciones de nomenclatura

• Incluye el marco normativo: "Cliente ABC - ISO 27001"
• Añade la fecha o fase: "Preparación para auditoría SOC 2 - T4 2024"
• Sé descriptivo: "Acme Corp - Evaluación de riesgos 2024"

Organización

• Crea un espacio de trabajo por cada proyecto o cliente importante
• Usa espacios de trabajo para iniciativas de cumplimiento a largo plazo
• Considera crear espacios de trabajo separados para diferentes marcos de cumplimiento

Gestión de conversaciones

• Mantén preguntas relacionadas en la misma conversación (hilo)
• Inicia nuevas conversaciones para nuevos temas dentro del espacio de trabajo
• Renombra las conversaciones para reflejar su tema y facilitar su localización

Gestión del historial de conversaciones en espacios de trabajo

Cada espacio de trabajo mantiene su propio historial de conversaciones:

1. Haz clic en un espacio de trabajo para verlo
2. Las conversaciones anteriores aparecen en la sección Historial (barra lateral izquierda)
3. Haz clic en cualquier conversación para continuarla
4. Pasa el cursor sobre una conversación y haz clic en "..." para renombrar o eliminar

Limitaciones

• Las conversaciones son específicas de cada espacio de trabajo (no se pueden mover entre espacios de trabajo)
• La selección de un espacio de trabajo desactiva la selección de persona
• Longitud máxima del nombre del espacio de trabajo (normalmente 255 caracteres)

Solución de problemas

No se puede crear un espacio de trabajo

Error: "Error al crear el espacio de trabajo"

Prueba:

• Actualiza la página
• Asegúrate de haber iniciado sesión
• Usa un nombre de espacio de trabajo más corto

No se ven todos los espacios de trabajo

La barra lateral solo muestra los 3 espacios de trabajo más recientes. Haz clic en "Ver todos los espacios de trabajo" para ver todos tus espacios de trabajo.

El espacio de trabajo desapareció

Los espacios de trabajo se eliminan automáticamente después de un período de inactividad (los usuarios premium controlan la retención). Para conservar un espacio de trabajo:

• Inicia una conversación en él regularmente
• Ajusta la configuración de retención de datos en Configuración de la cuenta

Próximos pasos

• Iniciar una conversación en tu espacio de trabajo
• Aprender sobre la gestión de conversaciones
• Entender los límites de los espacios de trabajo por plan