Organiser le travail avec les espaces de travail
Nouveau sur ISMS Copilot ? Pour un guide complet de l'inscription à la collaboration dans un espace de travail partagé, commencez par Configuration de l'espace de travail pour la première fois : de l'inscription à…
Nouveau sur ISMS Copilot ? Pour un guide complet de l'inscription à la collaboration dans un espace de travail partagé, commencez par First-time workspace setup: from signup to shared workspace.
Organiser le travail avec les espaces de travail
Créez des espaces de travail pour organiser les conversations autour de projets, clients ou initiatives de conformité spécifiques. Chaque espace de travail conserve son propre historique de conversations et peut avoir des instructions personnalisées.
Que sont les espaces de travail ?
Les espaces de travail sont des conteneurs de projets qui vous aident à :
- Séparer les conversations par projet ou client
- Maintenir le contexte pour les projets impliquant plusieurs conversations
- Ajouter des instructions personnalisées spécifiques à chaque projet
- Suivre le travail de conformité par cadre ou entreprise
Quand créer un espace de travail
Créez un nouvel espace de travail pour :
- Chaque client ou entreprise avec lequel vous travaillez
- Différents cadres de conformité (ISO 27001, SOC 2, etc.)
- Différents départements ou unités commerciales
- Différentes phases de mise en œuvre (planification, mise en œuvre, audit)
Exemples de nommage d'espaces de travail
- "Acme Corp - Mise en œuvre ISO 27001"
- "Préparation à l'audit SOC 2 Type II"
- "Conformité RGPD - Département RH"
- "Client : TechCorp - Évaluation des risques"
Créer un espace de travail
Méthode 1 : À partir de la page d'accueil
- Cliquez sur le menu déroulant des espaces de travail sur la page d'accueil
- Cliquez sur "Créer un nouvel espace de travail" ou le bouton +
- Saisissez le nom de l'espace de travail (par exemple, "Mise en œuvre ISO 27001")
- Cliquez sur "Créer l'espace de travail"
Méthode 2 : À partir de la page des espaces de travail
- Cliquez sur "Voir tous les espaces de travail" dans la barre latérale ou accédez à la page des espaces de travail
- Cliquez sur le bouton "Ajouter" ou l'icône +
- Saisissez le nom de l'espace de travail
- Cliquez sur "Créer l'espace de travail"
Méthode 3 : À partir de la barre latérale
- Localisez la section des espaces de travail dans la barre latérale gauche
- Cliquez sur "Ajouter un espace de travail" ou le bouton +
- Saisissez le nom de l'espace de travail
- Cliquez sur "Créer l'espace de travail"
Après la création, vous verrez : "Espace de travail créé"
Utiliser un espace de travail
- Accédez à l'espace de travail en cliquant dessus dans la barre latérale ou la liste des espaces de travail
- Le nom de l'espace de travail apparaît en haut de la zone de discussion
- Toutes les conversations que vous démarrez dans cet espace de travail y sont enregistrées
- L'IA mémorise le contexte de votre espace de travail pour des réponses personnalisées
Espace de travail vs. Personas
ISMS Copilot offre deux façons de personnaliser vos conversations. Vous pouvez utiliser l'une ou l'autre, mais pas les deux en même temps :
Personas (Sans espace de travail)
- Par défaut - Assistance standard en matière de conformité
- Responsable de la mise en œuvre - Concentration sur la mise en œuvre
- Auditeur - Concentration sur l'audit et la vérification
- Consultant - Concentration sur les conseils stratégiques
À utiliser lorsque : Vous souhaitez modifier la manière dont l'IA répond à vos questions
Espaces de travail
- Contexte personnalisé spécifique au projet
- Organisation des conversations par client ou cadre
- Historiques de conversations séparés
À utiliser lorsque : Vous souhaitez organiser plusieurs clients ou projets
Important : La sélection d'un espace de travail réinitialise votre persona sur "Par défaut". La sélection d'un persona efface votre sélection d'espace de travail. Une boîte de dialogue apparaît pour confirmer ce changement.
Modifier un espace de travail
- Allez sur la page des espaces de travail ("Voir tous les espaces de travail")
- Trouvez votre espace de travail dans la grille
- Cliquez sur le bouton "Modifier" de la carte de l'espace de travail
- Mettez à jour le nom de l'espace de travail
- Cliquez sur "Enregistrer les modifications"
Vous verrez : "Espace de travail mis à jour"
Supprimer un espace de travail
- Allez sur la page des espaces de travail ("Voir tous les espaces de travail")
- Trouvez votre espace de travail dans la grille
- Cliquez sur le bouton "Supprimer"
- Une boîte de dialogue de confirmation apparaît : "Êtes-vous sûr ?"
- Cliquez sur "Supprimer" pour confirmer
Remarque : La suppression d'un espace de travail est permanente. Toutes les conversations dans l'espace de travail seront supprimées. Cette action ne peut pas être annulée.
Stockage des espaces de travail dans la barre latérale
La barre latérale affiche vos 3 espaces de travail les plus récents. Pour voir tous les espaces de travail :
- Cliquez sur "Voir tous les espaces de travail" en bas de la section des espaces de travail
- Cela vous amène à la page complète de gestion des espaces de travail
Passer d'un espace de travail à un autre
- Cliquez sur le nom d'un espace de travail dans la barre latérale
- Ou cliquez sur un espace de travail dans la liste des espaces de travail
- Le nom de l'espace de travail apparaît en haut pour confirmer que vous êtes dans cet espace de travail
- Votre historique de conversation pour cet espace de travail est chargé
Bonnes pratiques
Conventions de nommage
- Incluez le cadre : "Client ABC - ISO 27001"
- Ajoutez la date ou la phase : "T4 2024 - Préparation audit SOC 2"
- Soyez descriptif : "Acme Corp - Évaluation des risques 2024"
Organisation
- Créez un espace de travail par projet ou client majeur
- Utilisez les espaces de travail pour les initiatives de conformité à long terme
- Envisagez de créer des espaces de travail séparés pour différents cadres de conformité
Gestion des conversations
- Gardez les questions connexes dans la même conversation (fil)
- Démarrez de nouvelles conversations pour de nouveaux sujets au sein de l'espace de travail
- Renommez les conversations pour refléter leur sujet afin de les retrouver facilement
Gestion de l'historique des conversations dans les espaces de travail
Chaque espace de travail conserve son propre historique de conversations :
- Cliquez sur un espace de travail pour le consulter
- Les conversations précédentes apparaissent dans la section Historique (barre latérale gauche)
- Cliquez sur une conversation pour la poursuivre
- Passez la souris sur une conversation et cliquez sur "..." pour la renommer ou la supprimer
Astuce : Renommez les conversations avec des titres clairs comme "Préparation à l'évaluation des risques" ou "Révision des politiques - T1" pour une identification facile ultérieurement.
Limitations
- Les conversations sont spécifiques à chaque espace de travail (ne peuvent pas être déplacées entre les espaces de travail)
- La sélection d'un espace de travail désactive la sélection du persona
- Longueur maximale du nom de l'espace de travail (généralement 255 caractères)
Dépannage
Impossible de créer un espace de travail
Erreur : "Erreur lors de la création de l'espace de travail"
Essayez :
- Actualisez la page
- Assurez-vous d'être connecté
- Utilisez un nom d'espace de travail plus court
Impossible de voir tous les espaces de travail
La barre latérale n'affiche que les 3 espaces de travail les plus récents. Cliquez sur "Voir tous les espaces de travail" pour voir tous vos espaces de travail.
Espace de travail disparu
Les espaces de travail sont automatiquement supprimés après une période d'inactivité (les utilisateurs premium contrôlent la rétention). Pour conserver un espace de travail :
- Démarrez une conversation dedans régulièrement
- Ajustez vos paramètres de rétention des données dans les Paramètres du compte