Organizowanie pracy za pomocą przestrzeni roboczych

Organizowanie pracy za pomocą przestrzeni roboczych

Twórz przestrzenie robocze, aby organizować rozmowy wokół konkretnych projektów, klientów lub inicjatyw związanych z zgodnością. Każda przestrzeń robocza utrzymuje własną historię rozmów i może mieć niestandardowe instrukcje.

Czym są przestrzenie robocze?

Przestrzenie robocze to kontenery projektów, które pomagają:

• Oddzielać rozmowy według projektu lub klienta
• Utrzymywać kontekst dla projektów obejmujących wiele rozmów
• Dodawać niestandardowe instrukcje specyficzne dla każdego projektu
• Śledzić prace związane z zgodnością według ram lub firmy

Kiedy tworzyć przestrzeń roboczą

Utwórz nową przestrzeń roboczą dla:

• Każdego klienta lub firmy, z którą współpracujesz
• Różnych ram zgodności (ISO 27001, SOC 2 itp.)
• Różnych działów lub jednostek biznesowych
• Różnych faz wdrażania (planowanie, wdrażanie, audyt)

Przykłady nazw przestrzeni roboczych

• "Acme Corp - Wdrażanie ISO 27001"
• "Przygotowania do audytu SOC 2 Type II"
• "Zgodność z RODO - Dział HR"
• "Klient: TechCorp - Ocena ryzyka"

Tworzenie przestrzeni roboczej

Metoda 1: Z strony głównej

1. Kliknij rozwijane menu przestrzeni roboczych na stronie głównej
2. Kliknij "Utwórz nową przestrzeń roboczą" lub przycisk +
3. Wprowadź nazwę przestrzeni roboczej (np. "Wdrażanie ISO 27001")
4. Kliknij "Utwórz przestrzeń roboczą"

Metoda 2: Ze strony Przestrzeni roboczych

1. Kliknij "Wyświetl wszystkie przestrzenie robocze" na pasku bocznym lub przejdź do strony Przestrzeni roboczych
2. Kliknij przycisk "Dodaj" lub ikonkę +
3. Wprowadź nazwę przestrzeni roboczej
4. Kliknij "Utwórz przestrzeń roboczą"

Metoda 3: Z paska bocznego

1. Znajdź sekcję przestrzeni roboczych w lewym pasku bocznym
2. Kliknij "Dodaj przestrzeń roboczą" lub przycisk +
3. Wprowadź nazwę przestrzeni roboczej
4. Kliknij "Utwórz przestrzeń roboczą"

Po utworzeniu zobaczysz: "Przestrzeń robocza utworzona"

Korzystanie z przestrzeni roboczej

1. Przejdź do przestrzeni roboczej, klikając na nią na pasku bocznym lub liście przestrzeni roboczych
2. Nazwa przestrzeni roboczej pojawia się u góry obszaru czatu
3. Wszystkie rozmowy, które rozpoczniesz w tej przestrzeni roboczej, są w niej zapisywane
4. Sztuczna inteligencja zapamiętuje kontekst Twojej przestrzeni roboczej, aby dostarczać spersonalizowane odpowiedzi

Przestrzeń robocza a Persony

ISMS Copilot oferuje dwa sposoby dostosowywania rozmów. Możesz używać jednego z nich, ale nie obu jednocześnie:

Persony (bez przestrzeni roboczej)

• Domyślna - Standardowa pomoc w zakresie zgodności
• Wdrożeniowiec - Skupienie na wdrażaniu
• Audytor - Skupienie na audycie i weryfikacji
• Konsultant - Skupienie na strategicznym doradztwie

Użyj, gdy: Chcesz zmienić sposób, w jaki sztuczna inteligencja odpowiada na Twoje pytania

Przestrzenie robocze

• Niestandardowy kontekst specyficzny dla projektu
• Organizowanie rozmów według klienta lub ram
• Oddzielne historie rozmów

Użyj, gdy: Chcesz organizować wielu klientów lub projektów

Edytowanie przestrzeni roboczej

1. Przejdź do strony Przestrzeni roboczych ("Wyświetl wszystkie przestrzenie robocze")
2. Znajdź swoją przestrzeń roboczą w siatce
3. Kliknij przycisk "Edytuj" na karcie przestrzeni roboczej
4. Zaktualizuj nazwę przestrzeni roboczej
5. Kliknij "Zapisz zmiany"

Zobaczysz: "Przestrzeń robocza zaktualizowana"

Usuwanie przestrzeni roboczej

1. Przejdź do strony Przestrzeni roboczych ("Wyświetl wszystkie przestrzenie robocze")
2. Znajdź swoją przestrzeń roboczą w siatce
3. Kliknij przycisk "Usuń"
4. Pojawia się okno dialogowe z potwierdzeniem: "Czy na pewno?"
5. Kliknij "Usuń", aby potwierdzić

Przechowywanie przestrzeni roboczych na pasku bocznym

Pasek boczny pokazuje 3 ostatnio używane przestrzenie robocze. Aby zobaczyć wszystkie przestrzenie robocze:

1. Kliknij "Wyświetl wszystkie przestrzenie robocze" na dole sekcji przestrzeni roboczych
2. To przeniesie Cię na pełną stronę zarządzania przestrzeniami roboczymi

Przełączanie między przestrzeniami roboczymi

1. Kliknij nazwę przestrzeni roboczej na pasku bocznym
2. Lub kliknij przestrzeń roboczą z listy przestrzeni roboczych
3. Nazwa przestrzeni roboczej pojawia się u góry, potwierdzając, że jesteś w tej przestrzeni
4. Załadowana zostaje historia rozmów dla tej przestrzeni roboczej

Najlepsze praktyki

Konwencje nazewnictwa

• Uwzględnij ramy: "Klient ABC - ISO 27001"
• Dodaj datę lub fazę: "Q4 2024 - Przygotowania do audytu SOC 2"
• Bądź opisowy: "Acme Corp - Ocena ryzyka 2024"

Organizacja

• Utwórz jedną przestrzeń roboczą na każdy główny projekt lub klienta
• Używaj przestrzeni roboczych do długoterminowych inicjatyw związanych z zgodnością
• Rozważ tworzenie oddzielnych przestrzeni roboczych dla różnych ram zgodności

Zarządzanie rozmowami

• Zachowuj powiązane pytania w tej samej rozmowie (wątku)
• Rozpoczynaj nowe rozmowy dla nowych tematów w ramach przestrzeni roboczej
• Zmieniaj nazwy rozmów, aby odzwierciedlały ich temat, co ułatwi ich późniejsze znalezienie

Zarządzanie historią rozmów w przestrzeniach roboczych

Każda przestrzeń robocza utrzymuje własną historię rozmów:

1. Kliknij przestrzeń roboczą, aby ją wyświetlić
2. Poprzednie rozmowy pojawiają się w sekcji Historia (lewy pasek boczny)
3. Kliknij dowolną rozmowę, aby ją kontynuować
4. Najedź kursorem na rozmowę i kliknij "...", aby zmienić nazwę lub usunąć

Ograniczenia

• Rozmowy są specyficzne dla każdej przestrzeni roboczej (nie można ich przenosić między przestrzeniami)
• Wybór przestrzeni roboczej wyłącza wybór persony
• Maksymalna długość nazwy przestrzeni roboczej (zazwyczaj 255 znaków)

Rozwiązywanie problemów

Nie można utworzyć przestrzeni roboczej

Błąd: "Błąd podczas tworzenia przestrzeni roboczej"

Spróbuj:

• Odśwież stronę
• Upewnij się, że jesteś zalogowany
• Użyj krótszej nazwy przestrzeni roboczej

Nie widzę wszystkich przestrzeni roboczych

Pasek boczny pokazuje tylko 3 ostatnie przestrzenie robocze. Kliknij "Wyświetl wszystkie przestrzenie robocze", aby zobaczyć wszystkie swoje przestrzenie robocze.

Przestrzeń robocza zniknęła

Przestrzenie robocze są automatycznie usuwane po okresie braku aktywności (użytkownicy premium kontrolują okres przechowywania). Aby zachować przestrzeń roboczą:

• Rozpoczynaj w niej rozmowę regularnie
• Dostosuj ustawienia przechowywania danych w Ustawieniach konta

Następne kroki

• Rozpocznij rozmowę w swojej przestrzeni roboczej
• Dowiedz się o zarządzaniu rozmowami
• Poznaj limity przestrzeni roboczych według planu