Організація роботи за допомогою робочих областей

Організація роботи за допомогою робочих областей

Створюйте робочі області, щоб організовувати діалоги навколо конкретних проєктів, клієнтів або ініціатив з дотримання вимог. Кожна робоча область зберігає власну історію діалогів і може мати власні інструкції.

Що таке робочі області?

Робочі області — це контейнери для проєктів, які допомагають вам:

• Розділяти діалоги за проєктами або клієнтами
• Зберігати контекст для проєктів з кількома діалогами
• Додавати власні інструкції для кожного проєкту
• Відстежувати роботу з дотримання вимог за рамками або компанією

Коли створювати робочу область

Створюйте нову робочу область для:

• Кожного клієнта або компанії, з якими ви працюєте
• Різних рамок дотримання вимог (ISO 27001, SOC 2 тощо)
• Різних відділів або бізнес-підрозділів
• Різних етапів впровадження (планування, впровадження, аудит)

Приклади назв робочих областей

• "Acme Corp - Впровадження ISO 27001"
• "Підготовка до аудиту SOC 2 Type II"
• "Відповідність GDPR - Відділ кадрів"
• "Клієнт: TechCorp - Оцінка ризиків"

Створення робочої області

Спосіб 1: З головної сторінки

1. Натисніть випадаючий список робочих областей на головній сторінці
2. Натисніть "Створити нову робочу область" або кнопку "+"
3. Введіть назву робочої області (наприклад, "Впровадження ISO 27001")
4. Натисніть "Створити робочу область"

Спосіб 2: Зі сторінки робочих областей

1. Натисніть "Переглянути всі робочі області" у бічній панелі або перейдіть на сторінку робочих областей
2. Натисніть кнопку "Додати" або іконку "+"
3. Введіть назву робочої області
4. Натисніть "Створити робочу область"

Спосіб 3: З бічної панелі

1. Знайдіть розділ робочих областей у лівій бічній панелі
2. Натисніть "Додати робочу область" або кнопку "+"
3. Введіть назву робочої області
4. Натисніть "Створити робочу область"

Після створення ви побачите: "Робочу область створено"

Використання робочої області

1. Перейдіть до робочої області, натиснувши на неї в бічній панелі або списку робочих областей
2. Назва робочої області відображається у верхній частині області чату
3. Усі діалоги, які ви починаєте в цій робочій області, зберігаються в ній
4. ШІ запам'ятовує контекст вашої робочої області для персоналізованих відповідей

Робоча область vs. Персони

ISMS Copilot пропонує два способи налаштування ваших діалогів. Ви можете використовувати або один, або інший, але не обидва одночасно:

Персони (без робочої області)

• За замовчуванням - Стандартна допомога з дотримання вимог
• Впроваджувач - Фокус на впровадженні
• Аудитор - Фокус на аудиті та перевірці
• Консультант - Фокус на стратегічних рекомендаціях

Використовуйте, коли: Ви хочете змінити спосіб відповідей ШІ на ваші запитання

Робочі області

• Власний контекст для конкретного проєкту
• Організація діалогів за клієнтами або рамками
• Окремі історії діалогів

Використовуйте, коли: Ви хочете організувати роботу з кількома клієнтами або проєктами

Редагування робочої області

1. Перейдіть на сторінку робочих областей ("Переглянути всі робочі області")
2. Знайдіть свою робочу область у сітці
3. Натисніть кнопку "Редагувати" на картці робочої області
4. Оновіть назву робочої області
5. Натисніть "Зберегти зміни"

Ви побачите: "Робочу область оновлено"

Видалення робочої області

1. Перейдіть на сторінку робочих областей ("Переглянути всі робочі області")
2. Знайдіть свою робочу область у сітці
3. Натисніть кнопку "Видалити"
4. З'явиться діалогове вікно підтвердження: "Ви впевнені?"
5. Натисніть "Видалити", щоб підтвердити

Зберігання робочих областей у бічній панелі

Бічна панель відображає 3 ваші останні робочі області. Щоб побачити всі робочі області:

1. Натисніть "Переглянути всі робочі області" внизу розділу робочих областей
2. Це перенесе вас на повну сторінку керування робочими областями

Перемикання між робочими областями

1. Натисніть назву робочої області в бічній панелі
2. Або натисніть на робочу область зі списку робочих областей
3. Назва робочої області з'явиться вгорі, підтверджуючи, що ви перебуваєте в цій робочій області
4. Завантажиться історія діалогів для цієї робочої області

Найкращі практики

Правила найменування

• Включайте рамки: "Клієнт ABC - ISO 27001"
• Додавайте дату або етап: "Q4 2024 - Підготовка до аудиту SOC 2"
• Будьте описові: "Acme Corp - Оцінка ризиків 2024"

Організація

• Створюйте одну робочу область для кожного великого проєкту або клієнта
• Використовуйте робочі області для довгострокових ініціатив з дотримання вимог
• Розгляньте можливість створення окремих робочих областей для різних рамок дотримання вимог

Керування діалогами

• Зберігайте пов'язані запитання в одному діалозі (гілці)
• Починайте нові діалоги для нових тем у межах робочої області
• Перейменовуйте діалоги, щоб відобразити їхню тему для легкого пошуку

Керування історією діалогів у робочих областях

Кожна робоча область зберігає власну історію діалогів:

1. Натисніть на робочу область, щоб переглянути її
2. Попередні діалоги відображаються в розділі Історія (ліва бічна панель)
3. Натисніть на будь-який діалог, щоб продовжити його
4. Наведіть курсор на діалог і натисніть "...", щоб перейменувати або видалити

Обмеження

• Діалоги є специфічними для кожної робочої області (не можна переміщувати між робочими областями)
• Вибір робочої області вимикає вибір персони
• Максимальна довжина назви робочої області (зазвичай 255 символів)

Вирішення проблем

Неможливо створити робочу область

Помилка: "Помилка при створенні робочої області"

Спробуйте:

• Оновіть сторінку
• Переконайтеся, що ви увійшли в систему
• Використовуйте коротшу назву робочої області

Неможливо побачити всі робочі області

Бічна панель відображає лише 3 останні робочі області. Натисніть "Переглянути всі робочі області", щоб побачити всі ваші робочі області.

Робоча область зникла

Робочі області автоматично видаляються після періоду бездіяльності (користувачі преміум-класу контролюють збереження). Щоб зберегти робочу область:

• Регулярно починайте діалог у ній
• Налаштуйте параметри збереження даних у Налаштуваннях облікового запису

Наступні кроки

• Почніть діалог у своїй робочій області
• Дізнайтеся про керування діалогами
• Зрозумійте обмеження робочих областей за тарифним планом